¿Tienes una tienda? Pues debes saber como gestionar un stock para evitar problemas

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¿Tienes una tienda? Entonces con una posibilidad de error del 0,00000001%, tú tienes un stock de productos, tan seguro cómo que cada mañana se levanta el sol, y si no tienes claro como gestionar un stock, entonces tienes un problema.

Partiendo de la base de que todo el mundo que tiene una tienda (algo que se aplica a independientes, empresas, grupos, cadenas, cooperativas, etc) tiene un stock de productos, podemos encontrar varios tipos de personas y formas de afrontar este problema, si he dicho bien problema, por que cómo iréis leyendo a continuación, tener un stock de productos inmovilizados es un gran problema.

Aunque voy hablar de productos de óptica, este post se aplica a todos aquellos que tienen tienda, ya que el saber como gestionar un stock no es exclusividad de un sector de actividad. Así que cuando lo leáis, si no tenéis productos de óptica, aplicar los consejos que os doy a vuestro propio negocio, vale?

Por cierto, os dejo a continuación un par de enlaces a otros post del blog y a un libro que os recomiendo que les echéis un vistazo por si pudiesen seros de ayuda:

Dos tipos de cliente frente a su stock

El inconsciente

Si alguno de vosotros al leer lo escrito anteriormente acaba de realizar que tiene un montón de cajones llenos de monturas, gafas de sol, lentes oftálmicas o lentillas, sin olvidar todo lo que pueda estar metido en cajas u otros diversos recipientes en vuestros almacenes o donde guardéis estas cosas; pues realmente tienes un gran problema, ya que cada día que pasas estas perdiendo un montón de dinero y debéis rápido poneros las pilas para saber como gestionar un stock como el vuestro.

Guardar cosas es un acto reflejo del ser humano pero salvo que sean piezas de colección, todo lo demás que guardáis (salvo objetos personales) se devalúa y pierde valor día a día hasta no valer absolutamente nada. Polvo eres y en polvo se convertirás, pues lo mismo se aplica al dinero que invertisteis en comprar esos productos que hoy forman parte de vuestro stock, dentro de nada será polvo, sino lo es ya.

El consciente

El caso contrario es el de aquellos que hayan realizado un inventario de su stock, además de poner en marcha acciones para tratar de darle salida de una manera u otra, estos habrán comenzado a caminar en la buena dirección pero aun les queda un camino por recorrer antes de bien saber como gestionar un stock .

Seguro que muchos de vosotros, pese ha realizar vuestros deberes, os habréis encontrado con dudas de cómo gestionar esos productos, cómo valorar su importancia y sobre todo, cómo darles una salida para quitároslos de encima y recuperar el dinero que invertisteis en su momento.

Tanto para los unos cómo para los otros, a continuación os voy a dar una serie de informaciones para ayudaros a evaluar los productos que tenéis en vuestro stock, los costes ligados al mismo y una proposición que va ayudaros a darles salida más allá de vuestra tienda y vuestro área de influencia.

Identificar los productos críticos de vuestro stock

Uno de los elementos claves para saber como gestionar un stock es saber con precisión lo que tenéis en él. Para ello vamos a utilizar un análisis ABC, un método clásico pero muy efectivo, ya que permite focalizar vuestra atención en aquellos artículos vitales para vuestro negocio y modular la política de gestión de vuestro stock en función del carácter más o menos estratégico de cada producto dentro del conjunto de vuestro inventario.

De esta manera podemos encontrarnos con tres tipos de artículo:

(i) Productos tipo A: normalmente representan entre el 10 y el 20% de los artículos que tenéis y son aquellos que generan el 80% de vuestras ventas totales, en otras palabras, los productos súper importantes o best sellers.

(ii) Productos tipo B: normalmente representan entre el 20 y el 40% de los artículos poseéis, que junto con los del tipo A, generan el 95% de vuestras ventas, en otras palabras, los productos con una importancia mediana pero contributiva.

(iii) Productos tipo C: el resto, aquellos productos que lo único que están haciendo en vuestra tienda es ocupar espacio y coger polvo. Son los artículos poco importantes y que no tienen ni tendrán salida alguna en vuestra tienda.

Ahora bien, que estos últimos artículos no tengan salida en vuestra tienda no quiere decir que no la puedan tener en otro sitio, pero de eso os hablaré mas tarde.

Los costes ligados al stock

Esta es la madre del cordero y la que debería convertirse en vuestra primera preocupación. Ya os lo he dicho antes: cada día que pasa vuestro stock vale menos, se devalúa y os hace perder dinero.

Tener un stock de productos inmovilizados y que no se venden es un lujo. Sí habéis leído bien, un autentico lujazo, sobre todo en estos tiempos que corren. Habéis invertido un dinero en comprar esas monturas, gafas de sol, lentillas de contacto u otro tipo de productos y ahora están inmovilizados en vuestros cajones o almacenes.

El problema es que al no venderlos no podéis recuperar vuestra inversión y peor aún, el estar inmovilizados no hace que se revaloricen sino todo lo contrario, cada día valen menos.

A continuación os detallo una pequeña lista de los costes asociados a un stock:

(i) El local: los productos están guardados en vuestra tienda o en un almacén, da igual, en ambos casos tenéis gastos de alquiler, iluminación, calefacción, seguro, mantenimiento,…, todo tipo de gastos que aunque no lo creáis os hacen perder dinero ya que esos productos no os aportan negocio alguno para compensar su presencia en vuestra tienda.

(ii) El personal: vuestros empleados, vosotros mismos y todas aquellas personas que os ayudan en el funcionamiento de vuestro negocio (contable, seguridad, mujer de la limpieza, operarios,…). Los productos llegan, se guardan, se mantienen, se gestionan contablemente y todo ello os cuesta dinero.

(iii) El material: todo aquel material necesario para guardar y mantener vuestro stock. En una tienda pequeña pueden ser el mobiliario para guardarlo, el etiquetado, el programa de gestión,… En una grande o una cadena o grupo de óptica mejor ni hablamos, ¿verdad?

(iv) El deterioro: pese a que los productos estén bien guardados estos terminan por deteriorase o incluso romperse. No os engañéis, todo envejece y hay materiales de ciertos tipos de monturas o lentes oftálmicas que envejecen muy mal, sin olvidar las lentes de contacto o los líquidos de mantenimiento que tienen fechas de caducidad. Llegado el momento de “no retorno”, estos productos valdrán cero y no podréis recuperar ni un solo céntimo de lo que pagasteis.

(v) La moda: las tendencias cambian muy rápidamente, sobre todo en lo que respecta a las gafas de sol. Una colección de monturas pasa a estar obsoleta en menos de un año y si no le dais salida antes, no tendréis muchas posibilidades de volverlo hacer hasta que, con un poco de suerte, en veinte o treinta años alguien en Ibiza decida que esas monturas son de nuevo fashion y todo el mundo se dedique a comprarlas. Ahora bien, esto es casi tan probable como que ganéis a la lotería primitiva, así que mejor no contéis mucho con ello.

En resumen, lo que tenéis que tener en mente es que el tiempo juega en vuestra contra y que vuestro objetivo es hacer que cada euro que gastéis se rentabilice al máximo o como poco recuperarlo.

En la mayoría de los casos el coste de mantener un inventario de productos independientemente de su tamaño suele estar entre el 20 y el 30% del material en stock. ¿A alguno le han entrado sudores fríos? No lo creo, seguro que la gran mayoría ya sois conscientes del problema y que estáis constantemente buscando soluciones y mas cerca de saber como gestionar un stock de forma impecable.

Alternativas para dar salida a vuestro stock

Cuando uno tiene una tienda tiene un área de influencia: su barrio o su pueblo si es pequeño y estáis solo. Más allá de esa zona nadie os conoce y nadie ira hasta vuestra tienda para ver el producto que tenéis. Si tenéis varias tiendas entonces tenéis varias áreas de influencia, pero la situación es similar.

Si tenéis un stock de productos que no se venden es por que pese a vuestra intuición finalmente vuestros clientes no los han querido y os los habéis tenido que quedar. Por tanto me gustaría haceros una pregunta teniendo en cuenta el concepto del área de influencia de vuestro negocio que os evocaba antes, ¿pensáis que por volvérselos a proponer os los van a comprar?, la respuesta es obvia, ¿verdad?

Lo que tenéis que hacer es dar a conocer al resto del mundo que esos productos están en vuestra tienda, que están en buen estado y que están disponibles para ser vendidos. Estoy convencido de que lo que no se vende en vuestra óptica si puede venderse en otro lugar o en otro país y para ello lo único que os hace falta es decir a los demás lo que tenéis para que vengan a buscarlo. De esta manera, cada venta que hagáis fuera de vuestra zona de influencia (tanto si es un colega como un cliente final) será un dinero que estaréis recuperando de vuestra inversión y un coste menos en vuestros gastos fijos.

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