7 elementos a tener en cuenta para evaluar el valor de vuestro stock

Nota: sí queréis entender la relación entre esta foto y una tienda de óptica, entonces tendréis que leer todo el articulo hasta el final.

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Con el motivo del lanzamiento de Optopolis, hace unos días publiqué el primer articulo de una serie de posts relacionados con los stocks, sus problemas y su gestión. El titulo trataba de ser lo más objetivo y directo posible: ¿Tienes una tienda de óptica? Entonces tú tienes un stock y un gran problema, ya que el objetivo perseguido es haceros reaccionar frente al gran problema para la viabilidad de un negocio que supone un inventario de productos no controlado.

Espero que ese primer post haya permitido llamar vuestra atención sobre el echo de que tener un stock puede ser un gran problema y un lastre para vuestro negocio, el cual en ciertos casos podría incluso dar al traste con la viabilidad de vuestro negocio.

En el artículo de hoy os hablare de cómo evaluar el valor de vuestro stock..

La importancia de hacer un inventario

• Realizar un inventario de vuestro stock es el momento perfecto para conocer el valor exacto del mismo, un calculo que haréis siguiendo los criterios de reducción de valor de los productos que acumuláis.
• Otra de las ventajas es que os permitirá tener una visibilidad perfecta de vuestra situación real en términos de oferta de producto.
• Por último pero quizás lo más importante, un inventario es una herramienta que os permitirá definir vuestra estrategia de compra futura, ya que en función de lo que tenéis en vuestra tienda sabréis que debéis y que no debéis comprar en el futuro.

Por todo ello os animo a todos a realizar el ejercicio, ya que conocido muchas ópticas durante mi carrera profesional y debo reconocer que una gran mayoría de ellas carecen de una estrategia de compra y de gestión de stock, lo que en tiempos como en los que estamos viviendo es un autentico suicidio.

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Dicho esto vamos con los 7 elementos que tenéis que tener en cuenta para estimar el valor de vuestro stock de productos:

1.-   ¿Por qué os hace falta conocer el valor de vuestro stock?

Una primera razón sería de orden económico: el valor del stock se cuenta como un activo de vuestra empresa y por tanto en el resultado económico de vuestra tienda.

Pero otra razón aún más importante sería que, hacer un inventario de vuestro stock os permitiría tener una visión clara y precisa de vuestra oferta de productos para ajustar vuestra estrategia comercial de cara a vuestros proveedores y clientes. En otras palabras, un inventario y su análisis posterior debería dar pie a una nueva estrategia de ventas y a otra de compras.

No olvidéis que los productos inmovilizados representan dinero, un dinero que no podéis recuperar y que sobre todo que pierde valor día tras día hasta no valer nada, por eso tenéis que buscar por todos los medios convertirlo de nuevo en dinero contante y sonante.

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2.- ¿Cómo calcular el valor de vuestro stock?

Normalmente para calcular el valor de vuestro stock la regla sería la siguiente: (1) “el precio de compra menos los descuentos que os hiciesen en el momento de la adquisición vuestro proveedor o vuestra cadena/grupo/cooperativa de óptica si ese es vuestro caso.”

Ahora bien a ese calculo queda añadirle (2) “el factor tiempo y el tipo de producto que tenéis en stock”. El tiempo hace que el producto valga cada vez menos y en lo que se refiere al tipo de producto, esta claro que si hablamos de gafas no todas las monturas tienen el mismo valor.

En resumen, al valor inicial de vuestro stock (1), tendréis que descontarle una depreciación del valor inicial del producto ligada a los dos elementos que os acabo de mencionar (2).

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3.- ¿Cómo calcular la depreciación de vuestros productos?

Para calcular la desvalorización de vuestros productos deberéis aplicar un baremo de depreciación a cada una de las monturas en función de su valor real en el momento de hacer el inventario y no con respecto a su valor de compra (ver punto anterior).

Ahora bien, no existe ninguna regla contable relativa al valor de depreciación de una montura, así que tendremos que basarnos para ello en las “reglas de buena gestión” que vosotros mismos seguís para gestionar vuestro establecimiento. Por ejemplo, un modelo de gafa corriente será depreciado muy rápidamente, normalmente 6 meses después de haberla adquirido. Sin embargo una montura clásica puede depreciarse mucho más lentamente, ya que será capaz de guardar un valor elevado durante varios años al ser menos sensible a las modas y a los cambios de colecciones, en este caso la depreciación podría llegar pasados varios años.

Otro elemento a tener en cuenta para evaluar el ritmo al que debéis aplicar la depreciación del producto es si esas gafas aún tienen piezas de recambio o no. Si la respuesta fuese negativa entonces su valor cae en picado hasta llegar a cero.

Para aquellos que pese a lo que acabo de comentar busquen una regla algo más precisa, esta es mi proposición: una gafa de sol de más de 2 años y una montura oftálmica de más de 3 años deberían sufrir una depreciación de entre 20 y 30%. Pasados 4 o 5 años la mayoría de las monturas no deberían tener ningún valor en vuestra contabilidad.

Tenéis que haceros a la idea de que pese a que estén en vuestro cajones y las podáis tocar, contablemente hablando ya no valen nada y probablemente desde un punto de vista de sus posibilidades de venta tampoco valen nada. Cuando asimiléis lo que os acabo de decir tendréis una nueva misión, la de intentar quitaros esas gafas lo antes posible de encima.

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4.- ¿Cada cuándo hay que hacer un inventario?

Depende del tamaño de vuestro negocio y de vuestro volumen de ventas. El mínimo es una vez al año para los más pequeños y sería recomendable entre 3 ó 4 veces para los más grandes o que más producto mueven. La razón os la he explicado antes: conocer vuestro stock os permitirá definir con éxito y precisión vuestra estrategia de ventas y de compras.

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5.- ¿Qué hacer con aquellos modelos de gafas que han perdido su valor?

Antes de daros algunas pistas os diré algo para haceros reflexionar: “una montura obsoleta que sigue estando presente en vuestro stock, ocupa un espacio de otro producto que podría venderse y os hace perder cada día dinero.”

Muchos guardáis la esperanza de vender esos modelos que comprasteis hace tiempo y que en su momento os parecieron una apuesta ganadora, pero la moda os ha jugada una mala pasada y ha cambiado la tendencia. No os engañéis, tenéis muy pocas posibilidades de que vuestra gafa salga de vuestros cajones y se venda, por tanto lo que debéis hacer es quitárosla de encima lo más rápido posible.

Ahora os daré algunas pistas para deshaceros de esas monturas y productos para los que no encontráis salida:

Destruirlos, lo reconozco es una forma radical de tratar el problema pero estaréis de acuerdo conmigo que es efectiva ¿verdad?. Hacerlo de manera que quede una constancia oficial de esa destrucción para poder justificar su salida de vuestros balances económicos, ya que en su momento pagasteis por esos productos y si no los habéis vendido emitiendo una factura tras su venta, será necesario poder justificar por que ya no están en el balance de vuestro negocio.

Otras soluciones menos radicales: devolvérselos a vuestro proveedor si este tiene a bien recuperarlos, donarlos a alguna organización caritativa, usarlos para hacer ofertas especiales a vuestros clientes o vendérselos a otras ópticas que pudiesen estar interesadas en ellos. Si recordáis lo que os dije en este post: ¿Tienes una tienda de óptica? Entonces tú tienes un stock y un gran problema, puede que lo que vuestra clientela no compra lo compre la de otra óptica.

Si fuese esta ultima opción la que más os tienta y que es una solución que además os permitirá recuperar algo de vuestra inversión inicial, entonces os invito a utilizar Optopolis. ¿Cómo? ¿qué que es Optopolis?, parece mentira que aun exista algún óptico que no haya oído hablar de esta Web.

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6.- ¿Cuál el valor máximo que no debería sobrepasar un stock?

Volveré a insistir en que la gran mayoría de los ópticos son conscientes de tener demasiado inventario de productos y de no hacer nada para evitarlo. Dicho esto y como en puntos anteriores, la regla es que no hay regla, sin embargo si hubiese que dar un valor orientativo podríamos decir que en ningún caso el valor del stock debería sobrepasar entre el 10% y el 15% de la cifra de negocio de vuestra tienda. Cualquier cantidad superior a esos porcentajes significa dinero inmovilizado y que no esta disponible para otras inversiones.

Cuando se trata de monturas, una astucia que podría ayudaros a limitar la acumulación de productos en vuestro stock es fijaros un máximo de 10 a 20% de monturas suplementarias con respecto al total de monturas expuestas en vuestra tienda. De esa manera limitáis el inventario y evitáis tener productos que puedan encontrarse en ruptura de stock.

Sin embargo esta táctica implica una rigurosa gestión de vuestros pedidos de manera que cada vez que vendáis un modelo tengáis en mente el pedir uno nuevo. Ya lo se, se lo que estáis pensando: “esto esta muy bien pero hay proveedores que nos exigen cantidades mínimas o que nos hacen descuentos en función del volumen del pedido”, en ese caso os dejo a cada uno de vosotros evaluar el interés de trabajar con ellos o de la forma de hacer vuestros pedidos según vuestro nivel de stock y vuestra capacidad de darle salida, la regla es simple: un producto que se quede en stock sin venderse os costara más dinero que el descuento que os hayan podido hacer o lo famosa que sea su marca, dicho esto a cada uno de hacer sus cuentas.

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7.- ¿Cuáles son las trampas a evitar?

Sólo hay una si lo pensáis bien: no acumular productos que no podéis vender. Eso os impedirá no poder adaptaros a las nuevas tendencias, invertir en nuevos productos, proponer nuevos servicios y conseguir nuevos clientes.

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¡Dejar de pensar como ópticos y pensar como verduleros!

Pensar en las gafas de sol y las monturas oftálmicas como si fuesen productos perecederos y que pasada su fecha de caducidad tendréis que tirar a la basura, ¿a que la cosa cambia?

• Hacer un buen inventario.
• Calcular su coste.
• Buscar una salida a los productos.

Uff casi se me pasa y no os olvidéis de Optopolis como alternativa para darles salida.